No puedo pagar a mis empleados: qué hacer legalmente en Colombia ante retrasos de nómina

El día 28 usted ya sabe que el 30 no alcanza. Ha corrido dos facturas, ha llamado a un cliente que no contesta, y le queda decidir si paga la nómina completa o si paga proveedores para que le sigan despachando. Es la decisión que más pesa de todas, porque las personas que esperan ese pago tienen arriendo y mercado, y lo saben mirándolo a usted a la cara.

Si todavía está en la ventana previa al proceso de insolvencia, esa decisión se toma con más aire. Manejar los impagos a empleados y pasivos laborales en Colombia exige precisión jurídica, bajo la Ley 1116 de 2006 y el Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo. Y exige algo más: que usted deje de tomar esa decisión solo, cada quincena.

En Colombia las obligaciones laborales tienen protección constitucional reforzada. Ignorar ese marco, o irse por pagos parciales desordenados, suele detonar tres cosas: sanciones moratorias, fiscalización coactiva de la UGPP y tutelas por vulneración del mínimo vital.

El régimen concursal de la Ley 1116 de 2006 y la Ley 2437 de 2024 abre una salida. Las compañías colombianas que acumulan pasivos de nómina pueden llevar esas obligaciones a un solo proceso, en el que las ejecuciones anteriores no continúan. Y pueden pactar ante la Superintendencia de Sociedades un cronograma de amortización que respete la prelación de primera clase de lo laboral sin detener la operación.

Sus empleados cobran antes que el banco, y eso juega a su favor

El Artículo 2495 del Código Civil colombiano sitúa a los créditos derivados del contrato de trabajo entre los créditos de Primera Clase, la categoría que se paga antes que ninguna otra. Esa jerarquía coloca los salarios, cesantías, intereses, primas y liquidaciones por delante de las deudas bancarias hipotecarias, de los proveedores de materias primas y de los impuestos de la DIAN. Conviene precisar el alcance para no prometer de más: dentro de esa primera clase el propio Artículo 2495 ordena antes las costas judiciales, las expensas funerales y los gastos de enfermedad; y dentro del proceso concursal, los gastos de administración causados después del inicio se atienden con preferencia.

Nada de eso desplaza lo laboral frente a bancos o proveedores, que es lo que aquí importa.

Por eso, en cualquier reestructuración o liquidación, la ley obliga a pagar primero lo laboral. Mientras queden saldos pendientes con los trabajadores, los fondos de la empresa no pueden desviarse hacia acreedores de menor rango.

Lo que debe de antes y lo que debe desde hoy se pagan distinto

Cuando una sociedad comercial es admitida al proceso de reorganización empresarial, la legislación concursal divide los pasivos laborales en dos categorías estrictas:

No pagar la planilla no es lo mismo que no pagar la nómina

Aplazar la quincena y aplazar la planilla se sienten igual el día 28, y no son lo mismo. La nómina es una deuda suya con su trabajador. La planilla lleva dentro algo que no es dinero de la empresa.

Lo que usted descuenta del salario no le pertenece. La retención en la fuente y los aportes a seguridad social se retienen en calidad de agente retenedor, para consignarlos a su destinatario. Mientras no se consignan, están en su cuenta pero no son suyos.

El artículo 402 del Código Penal tipifica la omisión del agente retenedor o recaudador, así que retener y no consignar tiene una vía penal propia, distinta de la laboral y de la tributaria. Acogerse a la Ley 1116 no la elimina ni la suspende de forma automática. Y el artículo 14 de esa misma ley exige estar al día en esas retenciones —o tener una facilidad de pago vigente— para que la solicitud sea admisible.

De ahí sale una regla de orden que casi nadie aplica: si viene reteniendo sin consignar, ese es el primer frente que hay que ordenar, antes que ningún otro. No por gravedad moral, sino porque sin eso resuelto no hay proceso al que acogerse.

Qué le puede pasar a usted: UGPP, artículo 65 y tutelas

Retrasar los salarios de forma continuada lo expone a usted y a la empresa en tres frentes más, distintos del anterior:

Indemnización moratoria (Artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo). Conviene precisar su alcance, porque circula muy distorsionado. El Artículo 65 se titula «indemnización por falta de pago» y opera a la terminación del contrato de trabajo: si al terminar el contrato el empleador no paga los salarios y prestaciones debidos, puede causarse una indemnización de un día de salario por cada día de retardo. Tres precisiones que cambian el cálculo:

• No se activa por el retraso de la nómina corriente. El atraso de quincenas en contratos vigentes genera el deber de pagar los salarios insolutos y sus intereses, y faculta al trabajador para renunciar invocando despido indirecto (Art. 64 C.S.T.), pero no causa la sanción diaria del Artículo 65.
• No opera de forma automática ni objetiva. La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia exige demostrar mala fe del empleador. Cuando el impago obedece a una crisis económica o a una iliquidez probada, la jurisprudencia ha exonerado de la indemnización moratoria.
• Tiene tope temporal. La Ley 789 de 2002 dispuso que, para quienes devengan más de un salario mínimo, la sanción diaria corre durante los primeros 24 meses; desde el mes 25 se liquidan únicamente intereses moratorios a la tasa máxima certificada por la Superintendencia Financiera.

Su procedencia y su monto los define el juez laboral según las circunstancias del caso.

Fiscalización coactiva de la UGPP. La regulan las Leyes 1607 de 2012 y 1819 de 2016. Audita la mora en aportes a salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales. Además de los aportes e intereses, puede imponer sanciones significativas y adelantar cobro coactivo con medidas cautelares sobre las cuentas de la empresa.

Tutelas por afectación del mínimo vital. La jurisprudencia de la Corte Constitucional (Sentencia T-570 de 2007) ha amparado el pago prioritario de salarios cuando el impago afecta el mínimo vital del trabajador. El juez fija el plazo de cumplimiento en cada caso, y desatender la orden puede dar lugar a un incidente de desacato contra el representante legal.

Qué cambia el día que entra a la Ley 1116

La admisión formal al régimen de la Ley 1116 de 2006 activa un mecanismo de estabilización integral para la tesorería de la compañía:

Los procesos de ejecución laboral anteriores no pueden continuar y las medidas cautelares que cursan ante juzgados de trabajo quedan a disposición del juez del concurso, que decide si se mantienen o se levantan.

El pasivo laboral anterior se fija y se lleva al acuerdo. Se calcula al inicio del proceso, se califica y gradúa con su prelación de primera clase, y a partir de ahí se paga en las condiciones del acuerdo. El alcance que tengan los intereses y las sanciones de mora sobre esas acreencias se define dentro del proceso.

Se estructura una fórmula de pago sostenible. Los plazos de amortización se ajustan a la caja que el negocio realmente genera. Mientras tanto, la nómina corriente se paga puntual, como gasto de administración preferente.

Qué decirle a su equipo, y cuándo

Hable claro con su equipo. Explique la situación de caja y presente un cronograma de pagos realista. Hágalo antes de que la incertidumbre dañe el clima laboral o detone renuncias.

Priorice salud y ARL sin excepción. Es lo que previene responsabilidades civiles si ocurre un accidente de trabajo, y lo que mantiene la cobertura médica de su gente.

No deje que la mora salarial se vuelva estructural. Cuando el atraso deja de ser un desfase puntual y se repite mes a mes, conviene evaluar la vía concursal ante la Superintendencia de Sociedades en lugar de seguir aplazando pagos.

Antes de llegar ahí, casi todos prueban lo mismo: pagar la quincena con la tarjeta de crédito de la empresa, pedir prestado por fuera del sistema, adelantar la venta de algo que valía más. Sirven para un viernes. Ninguna corrige por qué la caja no alcanzó, y cada una deja una cuota más para el mes siguiente.

Preguntas frecuentes sobre nómina y seguridad social impagadas

¿Qué pasa si no puedo pagar los salarios de mis empleados en Colombia? Se activan tres riesgos: demandas ordinarias laborales por los salarios insolutos y sus intereses, cobros coactivos de la UGPP por los aportes a seguridad social, y acciones de tutela por vulneración del mínimo vital. La indemnización moratoria del Artículo 65 del C.S.T. es un riesgo distinto: se refiere a las liquidaciones impagadas a la terminación del contrato, exige que se pruebe mala fe del empleador y la Ley 789 de 2002 limita a 24 meses la sanción diaria.

¿Cómo ayuda la Ley 1116 de insolvencia con las deudas laborales? Con el inicio del proceso las demandas de ejecución laboral anteriores no pueden continuar y las medidas cautelares pasan a disposición del juez del concurso. Las acreencias laborales causadas antes se llevan al acuerdo, donde se pagan respetando su prelación de primera clase.

Lo que le diría en la primera conversación

Si estuviéramos sentados revisando su nómina y sus vencimientos, le señalaría tres cosas:

1. Los derechos laborales mínimos son irrenunciables. El acuerdo se negocia sobre plazos y condiciones de pago, no sobre renunciar a prestaciones que la ley protege.

2. La nómina posterior al inicio del proceso no se puede aplazar. Desde entonces el salario corriente es gasto de administración de pago preferente (Art. 71), y la mora prolongada en ese frente puede llevar la empresa a liquidación judicial.

3. Regularizar aportes y retenciones reduce su exposición. Ordenarlos dentro del proceso es la vía para atender esas obligaciones sin seguir acumulando contingencias, incluidas las que se derivan de retener y no consignar.

Y le diría una cuarta cosa que no es técnica. No poder pagar la nómina pesa distinto a cualquier otra deuda: a un proveedor se le explica por teléfono, y a su gente le tiene que sostener la mirada todos los días a la entrada. Si le sirve escuchar cómo lo llevó alguien que ya estuvo de ese lado, esa parte también la conversamos.

Si la nómina del 30 ya no alcanza

Esa decisión no se toma bien dos veces seguidas, y menos solo. Cuando el atraso deja de ser un desfase puntual y se repite mes a mes, lo que hay debajo no se arregla moviendo pagos.

Escríbame y lo miramos. La primera charla dura alrededor de una hora y no cuesta; de ella sale si su empresa todavía tiene margen o si lo que toca es ordenar la salida.

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Antes de decidir, léase también lo que la Ley 1116 tiene de malo. Prefiero que llegue informado a que llegue convencido.

Esta guía forma parte de Señales y urgencias.